Według badań przeprowadzonych w 2007 roku na jedną osobę przypadało około 50GB danych, dziś liczba ta może być nawet dwu krotnie większa. Przyczynił się do tego rozwój Internetu oraz powiększenie pojemności dysków. Aby przechowywać bezpiecznie takie dane musimy nagrywać je na odpowiednich nośnikach, bądź magazynować w innych miejscach. Jeśli byśmy nagrywali kpie zapasowe na płytach CD to pewnie byłby chaos ze względu na ich dużą ilość. Warto więc mieć odpowiedni porządek w swoich zasobach. Dlatego jeśli tak nie jest to zróbmy go a później o niego zadbajmy by nowy nie było bałaganu. Aby gromadzić kopie należy stworzyć do tego jeden folder, a nim podfoldery których nazwy powinny mieć jakieś dla nas znaczenie. Aby mieć porządek musimy nazywać foldery np. zdjęcia z wesela Janka umieszczamy w naszym głównym folderze z kopiami, w podfolderze zdjęcia i w kolejnym podfolderze o nazwie wesele-janka-2007. Czasem tez możemy zmieniać nazwy zdjęć jednak jest to pracochłonne, z pomocą może nam przyjść jeden z darmowych programów który zrobi taką operację grupowo. Warto też przed zrobieniem kopii przeskanować nasz dysk i znaleźć duplikaty plików, dzięki temu zachowamy większy porządek i zaoszczędzimy miejsce na dysku. Możemy to zrobić za pomocą jednego z darmowych programów dostępnych w Internecie. Nie bez znaczenia jest też zapis pliku w odpowiednim formacie. Jeśli mamy jakiś dokument o rozszerzeniu .doc czy jakimś innym, możemy być pewni że za 20 – 30 lat po prostu nie będziemy mieli jak go otworzyć. Postęp technologiczny będzie tak wielki że możemy nie mieć do tego odpowiedniego programu. Naprzeciw temu problemowi wyszli programiści którzy stworzyli specjalny rodzaj pliku nazwany PDF/A. Jest to specjalna wersja zwykłego pliku PDF która ma być odporna na czas. W pliku tym mają być zapisywane czcionki, obrazy czy dane co umożliwi ich otwarcie w oryginalny sposób. Funkcja tworzenia takich plików jest dostępna zarówno w pakiecie Office jak i w OpenOffice. Jednak zapisując dokumenty w ten sposób będziemy mieli jedynie możliwość ich odczytu ale nie będziemy mogli ich edytować. Chcąc rozwiązać ten problem musimy pliki zapisywać w formacie ODT. Format ten AM otwartą specyfikacje co uniemożliwia manipulowanie nim. Za kilkadziesiąt lat może tez być problem z odczytem płyt DVD. Warto więc nie usuwać zarchiwizowanych danych ze swojego dysku. Musimy przyjąć pewną strategię podczas tworzenia kopii zapasowych. Sama operacja jaką musimy przeprowadzić jest bardzo czasochłonna i wcale nie taka prosta. Aby w sposób minimalny zabezpieczyć się przed utratą danych to przynajmniej raz w miesiącu musimy nagrać nasze ważne dane na płytę DVD. Przy robieniu backupu na tym nośniku musimy koniecznie zwrócić uwagę na jego jakość. Bowiem możemy już w ciągu 5 lat stracić możliwość odczytania płyt DVD. Dla takich płyt najbardziej niebezpieczne są promienie UV, dlatego należy wybierać nośniki z barwinkiem AZO który skutecznie je ochroni. Płyty takie należy przechowywać w oryginalnych opakowaniach w szafce z dala od wilgoci. Nie nagrywajmy dane na płyty CD po pierwsze mają one za małą powierzchnię a po drugie dane mogą zostać na nich niewłaściwie zapisane już podczas nagrywania. Co gdy zwykłe płyty DVD już nam nie wystarczą? Wtedy możemy nagrywać i magazynować skutecznie dane na dyskach twardych. Nie ważne jaki dysk wybierzemy to backup opłaca się tworzyć nawet co tydzień. Musimy tylko wyposażyć się w odpowiedni program który będzie to automatycznie za nas robił o określonym terminie. Pamiętajmy że dyski twarde mogą też być różnej kondycji, aby to sprawdzić monitorujmy SMART naszego dysku, powie on nam o jego zdrowiu wiele ciekawych rzeczy. Minusem jest to że dyski twarde wcale nie są bardziej żywotne niż płyty DVD. Dlatego po pięciu latach używania dysku bądźmy już ostrożniejsi i częściej sprawdzajmy SMART. Żywotność dysku jest także uzależniona od warunków jego przechowywania, dlatego zaraz po zgraniu danych zapakujmy dysk w oryginalne pudełko i torebkę antystatyczną. Pamiętajmy że najbardziej dla naszego dysku groźne są wstrząsy, dlatego nie dopuśćmy do upadku dysku nawet z najmniejszej wysokości. Warto też pamiętać o odłancaniu dysków zewnętrznych jeśli ich nie używamy. Kolejnym rozwiązaniem które może służyć za backup danych z wielu komputerów są sieciowe dyski NAS. Dzięki odpowiedni programom dane zawarte na kilku albo i na większej ilości komputerów mogą być zgrywane na takie dyski sieciowe np. co tydzień. Zakupując odpowiednią obudowę do takiego dysku będziemy mieli system automatycznego sprawdzania SMART który często się w niej znajduje. Zakupując taki dysk często dostaniemy dołączone oprogramowanie do robienia kopii zapasowych. Obudowy dysków dają nam możliwość tworzenia macierzy RAID dzięki miejscu na kilka tych urządzeń wewnątrz obudowy. Jeśli dane nasze są bardzo ważne można zastanowić się nad rozproszeniem kopii bezpieczeństwa. Nie wystarczy tylko dysk NAS w takiej firmie bowiem w przypadku pożaru czy np. kradzieży dane i backup znajdują się w tym samym miejscu. Dlatego niektórzy producenci dysków sieciowych oferują tworzenie kopii kaskadowych. Dzięki temu na dwóch różnych dyskach NAS są trzymane te same dane, a dyski te znajdują się w dowolnym miejscu na świecie.